Umowa o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement, NDA)

Tajemnica handlowa jest strategicznym elementem każdej firmy. Zapewnia bowiem przewagę konkurencyjną.

Przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, iż jego konkurent może podkupić jego pracownika, czy przyjąć zwolnionego pracownika, czy przejąć jego klientów, dostawców. W związku z tym należy zadbać o ochronę informacji wrażliwych. Ich ujawnienie może zniszczyć pozycję przedsiębiorcy jako lidera na rynku, doprowadzić do przejęcia klientów i pozycji dominującej na rynku przez konkurenta, a w skrajnych wypadkach doprowadzić do wyeliminowania przedsiębiorcy. Wystarczy, że pracownik wyniesie dane poufne i przekaże je konkurentowi.

Przejęcie wiedzy o części np. procesu montażowego bez zgody podmiotu, który stworzył ten zasób informacji, stanowi nieuczciwe ułatwienie i skrócenie sobie procesu wytworzenia własnego projektu, a więc jest bezprawnym wykorzystaniem cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 lutego 2014 r. V CSK 176/13). Trzeba mieć na uwadze, iż posiadając rysunki techniczne, wykwalifikowany konstruktor skraca czas i zmniejsza nakład pracy potrzebny na konstrukcję maszyny (naśladownictwo pasożytnicze). Dokumentacja techniczna nie została wymieniona w wyliczeniu wskazanym w art. 1 ust. 2 prawa autorskiego, albowiem z zasady rozwiązania techniczne nie noszą cech indywidualności (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 czerwca 2005 r., IV CK 763/04, OSNC 2006, Nr 5, poz. 92). Oznacza to, że same linie produkcyjne jako całość to produkt powtarzalny i typowy.

Tajemnicą przedsiębiorstwa są informacje, które spełniają wszystkie następujące wymogi:
1. są poufne w tym sensie, że jako całość lub w szczególnym zestawie i zbiorze ich elementów nie są ogólnie znane lub łatwo dostępne dla osób z kręgów, które zwykle zajmują się tym rodzajem informacji;
2. mają wartość handlową dlatego, że są objęte tajemnicą;
3. poddane zostały przez osobę, która zgodnie z prawem sprawuje nad nimi kontrolę, rozsądnym, w danych okolicznościach, działaniom dla utrzymania ich w tajemnicy (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z dnia 8 czerwca 2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem).

W polskim prawie przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Jak wskazano w orzecznictwie „Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne lub inne informacje, posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Dane te stanowią więc informacje znane jedynie określonemu kręgowi osób i związane są z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością, wobec których podjął on wystarczające środki ochrony w celu zachowania ich poufności” (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 6 października 2015 r., I ACa 241/13).

Przez informacje poufne rozumie się wszelkie informacje lub dane dotyczące działalności firmy, w szczególności informacje organizacyjne, finansowe, prawne, biznesowe, techniczne, handlowe, operacyjne, w tym dotyczące zakresu współpracy, know-how, a także badania, analizy, opracowania i plany dotyczące działalności firmy oraz jej klientów i partnerów lub inne informacje mające wartość gospodarczą, a także informacje pozyskane w wyniku analizy lub przetworzenia dostarczonych informacji, niezależnie od sposobu ich ujawnienia osobie trzeciej.

Z tego katalogu wyłącza się informacje, dane, które:
1. są lub staną się publicznie dostępne w jakikolwiek sposób bez naruszenia umowy tj. są powszechnie znane;
2. zostaną ujawnione przez kontrahenta po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody drugiej strony umowy;
3. kontrahent będzie zobowiązany ujawnić na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, (niemniej obowiązany jest powiadomić o tym drugą stronę umowy bezzwłocznie oraz ujawnić informacje w takim zakresie w jakim jest to wymagane przez prawo).

Know-how oznacza pakiet informacji praktycznych, wynikających z doświadczenia i badań, które są:
1. niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne;
2. istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową; oraz
3. zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności (Rozporządzenie Komisji (UE) nr 316/2014 z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie stosowania art. 101 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do kategorii porozumień o transferze technologii).

Zachowawczy przedsiębiorca powinien zawierać ze swoimi kontrahentami umowę o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement). Umowa taka ma na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca nie musi zawierać odrębnych umów z pracownikami o zachowaniu poufności, albowiem kodeks pracy stanowi, że w czasie trwania stosunku pracy ochrona tajemnic przedsiębiorstwa pracodawcy jest jednym z podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 100 k.p.). Obowiązek zachowania poufności wynika również z zasady lojalności pracownika wobec pracodawcy. Niemniej, warto zabezpieczyć się i wprowadzić zapisy w umowie o pracę albo w osobnej umowie.

Art. 11 ust. 1 i 2 u.z.n.k. stanowi, że czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Przepis ten stosuje się również do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy.

Kontrahent powinien zobowiązać się do podjęcia wszelkich środków niezbędnych do zachowania w poufności informacji poufnych. Osoba taka powinna zobowiązać się do nieujawniania informacji poufnych innym osobom, nie wykorzystywać informacji poufnych, nie kopiować, nie utrwalać oraz nie powielać w jakikolwiek sposób pozyskanych informacji poufnych w celach innych niż związane z wykonaniem umowy. Winna także zobowiązać się do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w zakresie zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Konieczne jest określenie czasu obowiązywania umowy tj. kiedy wchodzi w życie, jak długo trwa.

Warto, aby przedsiębiorca zabezpieczył się, wprowadzając karę umowną za naruszenie zakazu ujawniania informacji poufnych.

W umowie o zachowaniu poufności należy wskazać, że informacjami poufnymi podlegającymi ochronie będą informacje wyrażone ustnie, za pomocą, pisma, obrazu, rysunku, znaku, dźwięku albo zawartą w urządzeniu, przyrządzie lub na nośniku informacji innego rodzaju.

Informacjami poufnymi mogą być przykładowo:
– informacje objęte tajemnicą (finansową, technologiczną, produkcyjną, medialną, przedsiębiorstwa)
– informacje dotyczące klientów lub kontrahentów, współpracowników, doradców, zleceniodawców, zleceniobiorców,
– regulacje wewnętrzne, a w tym: regulaminy, wzory umów, procedury, instrukcje, cenniki, analizy,
– opisy zasad działania systemów informatycznych, technologii, rozwiązań systemów informatycznych oraz tworzonego oprogramowania
– know-how
– zdjęcia, filmy, filmiki, klipy, nagrania audio,
– loginy i hasła dostępowe do kont.

Wyłączone z kategorii informacji poufnych powinny być informacje:
– jeszcze przed podpisaniem umowy lub w trakcie jej obowiązywania są lub staną się dostępne publicznie bez naruszenia postanowień umowy;
-są lub staną się dostępne z innego źródła, aniżeli strony umowy, pod warunkiem, że zostały one uzyskane bez naruszenia prawa;
– były w posiadaniu strony przed podpisaniem umowy lub przed faktem ich ujawnienia, pod warunkiem, że zostały one uzyskane bez naruszenia prawa;
– zostały uzyskane niezależnie od strony, której informacje dotyczą, jako wynik pracy wykonanej przez stronę, w stosunku do których nie ujawniono takich informacji;
– zostały objęte pisemną zgodą strony na ich ujawnienie, ze wskazaniem zakresu jej ujawnienia oraz podmiotów, którym informacja może być ujawniana.

Informacje Poufne powinny być wykorzystywane przez strony jedynie w stopniu koniecznym dla zamierzonej współpracy między nimi.

Jednocześnie strona musi być upoważniona do ujawnienia informacji poufnych, w całości albo w części:
– członkom swoich władz, pracownikom, współpracownikom, doradcom i przedstawicielom,
– na żądanie podmiotów uprawnionych do kontroli w zakresie wymaganym przez przepisy prawa,
– w związku z toczącym się postępowaniem sądowym lub innym postępowaniem prowadzonym na podstawie ustawy, na żądanie uprawnionych podmiotów w zakresie przez nie wymaganym,
– w innych przypadkach, jeżeli wymagają tego powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

W tym jednak wypadku, strona powinna
– natychmiast powiadomić drugą stronę o wystąpieniu takiego żądania oraz jego okolicznościach towarzyszących,
– skonsultowania się z drugą stroną w kwestii zasadności podjęcia prawnie dostępnych kroków w celu odrzucenia, bądź zmniejszenia zakresu takiego żądania.

Należy również zadbać, aby strony niezwłocznie, wzajemnie informowały się o każdym przypadku powzięcia wiadomości o naruszeniu lub zaistnieniu podejrzenia naruszenia informacji poufnych.

Jak wskazuje się w orzecznictwie „Przesłanka wzajemnego zaufania stron jest aktualna w odniesieniu do umowy o świadczenie usług, jego brak uzasadnia wypowiedzenie umowy o świadczenie usług zawartej na czas oznaczony (art. 750 w zw. z art. 746 § 1 k.c.)” (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 września 2008 r., I ACa 84/08). Oznacza to, że naruszenie klauzuli poufności może stanowić podstawę do wypowiedzenia zlecenia.

W przypadku chęci uzyskania dodatkowej, bardziej szczegółowej analizy konkretnego przypadku, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.